Caso de cliente · Asesoría contable, fiscal y laboral
Una firma que lleva contabilidad, impuestos, BPO y nóminas de pymes limpia su CRM y sigue cada servicio de la propuesta a la factura. Además, deja de volver a teclear datos de nómina que ya existen en otro sitio.
· 3 min de lectura
- Sector
- Tax & accountancy, BPO administrativo y servicios laborales y de nóminas
- Ubicación
- Barcelona, Cataluña (España)
- Periodo
- Diciembre 2025 – julio 2026
- Alcance
- Limpieza del CRM y catálogo de serviciosVistas y permisos por rolControl de horas y rentabilidadTrazabilidad de la propuesta a la facturaAutomatización y migración de nóminasPortal del empleado y sincronización de datos
- Beneficios
- El CRM tiene un único criterio de nombres, un catálogo de servicios con precios y una vista para cada rol
- Cada servicio se puede seguir de la propuesta al contrato, la ejecución, la entrega, la factura y el cobro
- Los consultores imputan horas desde el embudo y la dirección ve la rentabilidad real por cliente
- Los datos de nómina llegan al programa de nóminas con scripts, sin teclearlos
Carga mensual de datos de retribución flexible en nómina
Empleados y 6 meses de histórico de nóminas migrados de una vez
Pasos seguidos en el CRM, de la propuesta al cobro
Portal del empleado para fichar, ver nóminas, pedir vacaciones y pasar gastos
Contexto
El área fiscal y legal de la firma ofrece a pymes contabilidad, cumplimiento fiscal, outsourcing administrativo y nóminas con contratos recurrentes. Cada cliente combina varios servicios, cada uno con su tarifa, y cada mes trae nóminas, modelos y extras que facturar.
El equipo trabaja con varias herramientas: un CRM (Bitrix24), una plataforma documental para clientes (Biloop), programas de nóminas y contabilidad (A3nom y A3ges) y una plataforma de RR. HH. (Kairos).
El reto
El CRM había crecido sin plan: campos obsoletos, años de oportunidades y campañas muertas, nombres sin criterio y ningún catálogo común de servicios. Los datos de los clientes estaban duplicados entre la plataforma documental y el CRM.
La facturación dependía de correos, un Excel de tarifas y cambios a mano en el programa de contabilidad, así que era fácil perder la relación entre lo vendido y lo facturado. Las horas se imputaban de forma desigual, y nadie sabía qué clientes eran rentables.
En nóminas, los datos de retribución flexible llegaban en el Excel de un proveedor y se volvían a teclear cada mes. Traer un cliente de otra asesoría suponía rehacer a mano meses de histórico.
La solución
- Un CRM limpio
- Revisamos con el equipo comercial los campos, oportunidades y campañas obsoletas, y los quitamos. Fijamos un criterio de nombres, actualizamos los permisos por rol y enviamos a todos una guía corta de lo que cambiaba. Mapeamos cada producto y servicio por departamento, con precios y honorarios variables. Rehicimos las vistas de cada rol sobre el etiquetado automático que ya existía, y unos correos automáticos avisan de oportunidades de venta cruzada y de propuestas firmadas.
- De la propuesta a la factura
- Mapeamos el recorrido completo de cada servicio: propuesta, contrato, ejecución, entrega, factura y cobro, con hitos claros. En los proyectos puntuales, cerrar el proyecto en el CRM lanza ahora el formulario de facturación. Para la facturación recurrente de nóminas, el catálogo de tarifas por cliente se está pasando al CRM, para que cantidad por precio unitario sea el importe a facturar.
- Horas y rentabilidad
- Revisamos y activamos el control de horas del CRM. Todos imputan desde el embudo, y un recordatorio semanal lo mantiene vivo. Un vídeo de tres minutos y una guía corta explican cómo hacerlo. Un informe compara horas imputadas con horas facturadas, y la rentabilidad solo la ve la dirección.
- Nóminas sin volver a teclear
- Un script convierte el Excel mensual del proveedor de retribución flexible en un archivo que el programa de nóminas importa directamente. Para un cliente nuevo de unos 58 empleados, unos scripts en Python generaron los archivos de importación del programa de nóminas. Incluían fichas de empleado, contratos, datos bancarios con validación de IBAN, conceptos salariales y seis meses de nóminas y retenciones de IRPF. Las altas y bajas se detectan solas, y el histórico se carga como dato, así que los totales cuadran desde la primera nómina.
- RR. HH. y datos
- El portal del empleado tiene ahora el organigrama completo, los circuitos de aprobación, las vacaciones y los gastos, alimentado desde el programa de nóminas. Una sincronización en un sentido de la plataforma documental al CRM quita los clientes duplicados. Un inventario de licencias muestra qué software se paga y quién lo usa.
Resultados
La firma trabaja con un CRM ordenado. Administración sabe qué se ha vendido, a quién y a qué precio. La dirección por fin ve en qué se van las horas del equipo. El equipo de nóminas ya no vuelve a teclear datos que ya existen en otro sitio. Traer un cliente de otra asesoría es una importación, no semanas de picar datos.
Siguiente paso
¿Tu equipo vuelve a teclear datos que ya existen en otro sitio? Hablemos de cómo automatizarlo.